Pour les besoins de leur activité professionnelle, bon nombre de salariés utilisent un véhicule fourni par leur entreprise. Mais en fonction du statut de ce dernier, les règles d'utilisation diffèrent. Décryptage.
Vous avez repéré une offre d'emploi intéressante qui mentionne la mise à disposition d'une voiture de société ? Les nombreux déplacements inhérents à certaines branches et métiers incitent en effet bien souvent les entreprises à investir dans une flotte de véhicules pour leur personnel. Comment cet avantage fonctionne-t-il ? Y a-t-il des restrictions d'usage ? Qui est responsable en cas de problème ? On vous dit tout pour profiter de cette opportunité en connaissance de cause.
Le cadre strict du véhicule de service
Si l'on constate parfois une certaine confusion dans les termes, il est essentiel de distinguer le véhicule de service de la voiture de fonction. Ainsi, dans le premier cas, sachez que vous ne pourrez effectuer que des trajets strictement professionnels. Par principe, il s'agit donc uniquement des déplacements effectués durant votre temps de travail. Et ce n'est qu'avec l'accord de l'employeur qu'il sera éventuellement possible d'inclure les trajets domicile-travail. De plus, ces voitures sont bien souvent partagées entre plusieurs collègues, ce qui défend d'y laisser vos effets personnels. Enfin, elles peuvent être supprimées à tout moment par l'employeur, sans justification.
Seule contrepartie : cette mise à disposition ne constitue pas un avantage en nature, ce qui vous évite de devoir la déclarer aux impôts. Elle n'est d'ailleurs indiquée ni dans votre contrat de travail ni sur vos bulletins de paie.
La liberté du véhicule de fonction
À l'inverse, le véhicule de fonction peut être utilisé durant les horaires de travail mais aussi en dehors, sur votre temps libre et comme bon vous semble. Attention néanmoins à ne pas confier le volant à n'importe qui puisque, sauf autorisation de l'employeur, le salarié est le seul conducteur autorisé. Ceci étant dit, les trajets des vacances, week-end et plus globalement au quotidien peuvent ainsi être réalisés avec cet engin qui est alors déclaré sur le contrat de travail et constitue un élément de salaire imposable. En tant qu'avantage en nature, il ne peut donc pas être retiré par l'employeur sans l'accord du salarié, sachant que c'est également l'entreprise qui prend en charge la totalité des dépenses liées au véhicule, autrement dit son achat, mais aussi les frais d'entretien, d'assurance et de carburant.
Face au coût important que cela représente, on comprend aisément pourquoi les véhicules de fonction sont en général réservés aux salariés qui effectuent beaucoup de déplacements et qui ont un certain niveau de responsabilités, comme les commerciaux, les VRP, les cadres ou encore les dirigeants.
Bon à savoir : certaines sociétés imposent une participation financière, retenue sur le bulletin de paie, aux salariés bénéficiant d'un véhicule de fonction.
Quid de la responsabilité ?
Vous avez commis une infraction en conduisant un véhicule d'entreprise ? Dès lors que la carte grise est établie au nom de la société, c'est elle qui va d'abord recevoir la contravention. Auparavant, l'employeur pouvait choisir de régler l'amende au titre de la société afin d'éviter à son salarié de perdre de précieux points sur son permis de conduire. Cette sanction n'était ainsi pas appliquée puisqu'il s'agit d'une personne morale. Mais ce n'est plus le cas depuis la loi du 18 novembre 2016 relative à la modernisation de la justice du XXIe siècle.
Depuis 2017, la législation impose en effet à l'entreprise de dénoncer le conducteur dans les 45 jours suivant la réception de l'avis de contravention, sous peine d'être elle-même sanctionnée. Un nouvel avis est alors adressé au principal intéressé afin qu'il règle l'amende et subisse l'éventuelle perte de points qui l'accompagne.
Sachez en revanche que si vous avez subi un accident de voiture, ce sera à votre société, titulaire du contrat d'assurance, d'en assumer les conséquences financières, et ce, qu'il s'agisse d'un véhicule de service ou de fonction et que l'accident soit intervenu sur votre temps de travail ou dans un cadre privé. Mais attention aux répercussions car si l'incident est dû à un comportement fautif (stupéfiants, alcool, excès de vitesse très important, etc.), il pourra justifier une sanction, voire un licenciement pour faute grave.
