Afin d'accomplir leurs tâches, les salariés sont parfois contraints d'effectuer certaines dépenses qui sont ensuite prises en charge par leur entreprise. Or, ce n'est pas parce que vous travaillez à distance que vous devez tout payer de votre poche.
Déplacements, dîners avec un client, nourriture, hébergement pour assister à un salon… certains métiers imposent de multiples frais. Comme le rappelle l'Urssaf, la législation considère ainsi que « les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui rembourser ». Mais qu'en est-il pour les salariés qui effectuent leurs tâches depuis leur domicile ?
Un principe général, à défaut de mieux
Avant 2017, l'article L1222-10 du Code du travail prévoyait justement que l'employeur devait prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (matériel, logiciels, abonnements, communications…). Néanmoins, l'ordonnance Macron du 22 septembre 2017, celle-là même qui a démocratisé cette forme de travail à distance, a supprimé cette obligation explicite du Code. À défaut, il faut donc s'en remettre au principe général de prise en charge des frais professionnels pour demander à votre employeur de régler vos factures.
En effet, comme le confirme l'Urssaf « les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l'assiette des cotisations ». Au-delà des accords collectifs qui peuvent détailler par le menu ce remboursement, l'Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales a d'ailleurs mis en place une grille d'évaluation pour guider les entreprises.
Un forfait à la rescousse
Les dépenses liées à votre habitation, telles que le loyer, la taxe foncière, l'électricité et le chauffage ou la climatisation, sont évaluées en quote-part de l'ensemble des frais fixes du domicile et au prorata de la partie que vous utilisez comme bureau. À moins de vous prêter de quoi travailler dans de bonnes conditions chez vous, votre employeur doit également régler les achats d'équipement nécessaires à votre télétravail (bureau et fauteuil ergonomiques, lampe de bureau, ordinateur, imprimante…). Le remboursement sera ici exclu de contributions sociales dans la limite de 50 % de la dépense réelle. Enfin, les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (ramettes de papier, cartouches d'encre, abonnement internet et téléphonique) sont remboursés sur justificatifs.
Les modalités de calcul complexes avaient toutefois tendance à rebuter les employeurs. Pour leur faciliter la tâche, l'Urssaf a donc élaboré un barème forfaitaire en place depuis fin 2019. Le télétravail régulier peut ainsi donner lieu à une allocation globale de 10 € par mois, exonérée de cotisations, pour un salarié effectuant une journée de travail à domicile par semaine, contre 20 € pour deux jours, 30 € pour trois jours, etc. Dans ce cas, ce n'est que si le montant versé par l'employeur dépasse ces plafonds que l'entreprise aura besoin de vos justificatifs pour utiliser la grille d'évaluation ci-dessus afin de bénéficier de l'exonération de charges sociales.
Des enjeux fiscaux
Si l'Urssaf est à ce point tatillonne sur le calcul des frais professionnels, c'est parce que ces derniers sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale mais aussi de la base CSG-CRDS. La tentation est donc grande de gonfler la note pour échapper à ces contributions !
Ces dépenses ont, en outre, un autre intérêt puisqu'elles peuvent être déduites de l'impôt sur le revenu annuel. Par défaut, le Trésor public applique en effet un forfait automatique de 10 % de déduction au titre de vos frais professionnels. Mais si vos factures sont particulièrement salées, vous avez intérêt à renseigner la case « frais réels ». Cela dit, attention : si une partie a été remboursée par votre employeur, vous devez réintégrer ces sommes à vos salaires avant de déduire la totalité de vos frais.
Plus d'informations sur : www.urssaf.fr.
